學(xué)校每年都要把所有老師寫的論文集中整理成年度論文匯編，但匯編論文的工作可不輕松，要把上百個(gè)論文文檔匯編成一個(gè)文檔，還要對匯編后的內(nèi)容進(jìn)行逐篇分頁、編輯目錄、頁碼。若按一般做法那可需要花費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間精力。其實(shí)在Word2007中我們只要適當(dāng)應(yīng)用一些常用功能，完全可以快速輕松地完成匯編論文這項(xiàng)麻煩工作。

輕松合并文檔

在Word 2007中要合并上百個(gè)論文文檔還是比較簡單的。先把交上來的所有文檔集中存放在同一文件夾內(nèi)，比如“d:\論文集”。打開Word2007，新建一個(gè)文檔，切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文字”區(qū)域的“對象”，從下拉列表中選擇“文件中的文字”。在“插入文檔”窗口中打開論文所在文件夾“d:\論文集”，按Ctrl+A鍵選中所有論文文檔，再單擊“插入”按鈕，馬上可以看到所有論文已經(jīng)合并到當(dāng)前文檔中了。

快速逐篇分頁

合并后所有論文是首尾相連的，而在匯編中通常要求每一篇的標(biāo)題都要從獨(dú)立的頁面開始，也就是說需要在每一篇的標(biāo)題前分頁。百來篇論文若逐一按“Ctrl+回車鍵”分頁可得不少時(shí)間。好在學(xué)校對論文格式有統(tǒng)一要求，所有上交論文的標(biāo)題都是二號字、加粗，根據(jù)這一特點(diǎn)我們可以用Word的查找替換快速分頁。

在Word 2007，單擊“開始”選項(xiàng)卡“編輯”區(qū)域的“替換”，在“查找和替換”窗口中單擊“更多”按鈕以顯示高級選項(xiàng)。然后單擊“格式”按鈕選擇“字體(F)…”，在“查找字體”窗格中選擇字號為“二號”、字形為“粗體”，確定后在“查找和替換”窗口的查找內(nèi)容下會顯示“格式： 字體：二號，加粗”。查找內(nèi)容不用輸入，只在“替換為”中輸入^m^&(圖1)，單擊“全部替換”按鈕即可在所有標(biāo)題前逐一插入分頁符完成自動(dòng)按篇分頁。對于標(biāo)題分兩行的論文， Word只會在第一行標(biāo)題前分頁。

注：^m代表人工分頁符，^&代表查找的內(nèi)容。此外，在重啟Word前設(shè)置的查找格式不會自動(dòng)消除。因此查找格式后再找其他內(nèi)容，記得先定位到查找內(nèi)容的輸入框中單擊“不限制格式”按鈕取消查找格式，否則你可能會找不到所需內(nèi)容。

匯編目錄速成

如果直接輸入?yún)R編論文目錄顯然會很麻煩，以后編輯頁碼時(shí)修改也很麻煩。我們可以先對標(biāo)題統(tǒng)一設(shè)置標(biāo)題樣式，再讓W(xué)ord根據(jù)標(biāo)題樣式自動(dòng)生成目錄，這樣就簡單多了。

單擊“開始”選項(xiàng)卡“編輯”區(qū)域的“查找”，單擊“更多”按鈕，然后單擊“格式”按鈕選擇“字體(F)…”設(shè)置查找字體為“二號”、“粗體”。查找內(nèi)容不用輸入，單擊“在以下項(xiàng)中查找”按鈕，選擇“主文檔”，文檔中所有論文標(biāo)題會全部被選中。現(xiàn)在單擊“開始”選項(xiàng)卡“樣式”列表中的“標(biāo)題”，即可把所有論文標(biāo)題設(shè)置為“標(biāo)題”樣式。

現(xiàn)在定位到文檔開頭，切換到“引用”選項(xiàng)卡，單擊“目錄”選擇“插入目錄”。在“目錄”窗口中設(shè)置“顯示級別”為1，再單擊“選項(xiàng)”按鈕，在“目錄選項(xiàng)”窗口的樣式列表中刪除“標(biāo)題1”后的目錄級別數(shù)字1，只保留“標(biāo)題”(圖2)，一路確定返回，即可在文檔開頭自動(dòng)插入目錄。然后切換到“頁面布局”選項(xiàng)卡，單擊“分隔符”選擇分節(jié)符的“下一頁”，把目錄和論文分開。當(dāng)然你可能還需要在目錄上輸入目錄兩個(gè)大字。以后若重新排版造成論文標(biāo)題、頁碼變化時(shí)，只要右擊目錄選擇“刷新域”即可自動(dòng)修正目錄。

設(shè)置論文頁碼

設(shè)置文檔頁碼比較簡單，切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊的“頁碼”選擇“頁面底端”的“普通數(shù)字2”即可為文檔插入頁碼。接下來還得雙擊把輸入點(diǎn)定位到第一篇論文前，再次單擊“頁碼”選擇“設(shè)置頁碼格式”，在彈出窗口中設(shè)置“起始頁碼”為1，確定讓論文部分的頁碼從1開始。最后右擊目錄選擇“刷新域”以顯示新頁碼即可。至此我們的論文匯編工作就大功告成了。

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